Ja, denn auch für solche schriftlichen Akten kann ein Löschanspruch gemäß Artikel 17 der DS-GVO in Betracht gezogen werden. Dabei hat z. B. das LAG BW betont, dass die DS-GVO keine ausdrückliche Anforderung an eine elektronische Datenverarbeitung stellt. Es reiche aus, dass eine strukturierte Sammlung personenbezogener Daten vorliegt, die nach bestimmten Kriterien zugänglich ist. In diesem Zusammenhang ist die einheitliche und gleiche Gestaltung der Akten von entscheidender Bedeutung, was in Akten, die nach Personen gegliedert sind, immer der Fall ist. Oft wird die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gedanklich nur mit digitalen Daten in Verbindung gebracht. Doch die Rechtslage ist klar: Auch Papierakten, wie klassische Personalakten, können unter die Löschpflicht nach Artikel 17 DSGVO fallen.
1. Der Löschanspruch nach Art. 17 DSGVO
Art. 17 Abs. 1 DSGVO gewährt betroffenen Personen das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen. Typische Fälle sind:
- Der Zweck, für den die Daten erhoben wurden, ist weggefallen (z. B. Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen).
- Die Verarbeitung erfolgt ohne gültige Rechtsgrundlage, eine Aufbewahrungsfrist besteht nicht mehr.
- Die betroffene Person legt wirksam Widerspruch ein.
Dieses Recht gilt technologieunabhängig. Mit anderen Worten: Es macht keinen Unterschied, ob die Daten in einer Datenbank oder in einem Aktenschrank stehen.
2. Warum auch Papierakten erfasst sind
Die DSGVO definiert „Dateisystem“ in Art. 4 Nr. 6 als „jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich ist, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet ist“.
Das bedeutet:
Wenn Personalakten nach Namen oder Personalnummern sortiert sind, handelt es sich um ein „Dateisystem“ im Sinne der DSGVO. Eine elektronische Verarbeitung ist nicht Voraussetzung. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (Urteil vom 20. Dezember 2018 – Az. 17 Sa 11/18) hat genau das bestätigt: Die DSGVO gilt auch für analoge, also papierbasierte, strukturierte Datenbestände.
3. Grenzen der Löschpflicht
Die Löschungspflicht nach Art. 17 DSGVO gilt nicht uneingeschränkt. Es gibt Ausnahmen nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO, zum Beispiel:
- Wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (z. B. § 147 AO, § 257 HGB).
- Wenn die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.
Gerade bei Personalakten sind bestimmte Inhalte für mehrere Jahre aufzubewahren – etwa Lohnabrechnungen, Arbeitszeitnachweise oder steuerrelevante Unterlagen. In diesem Fall darf die Akte nicht vollständig vernichtet werden, sondern nur die nicht mehr erforderlichen Teile.
4. Praktische Umsetzung der Löschung bei Papierakten
Die Löschung im Papierbereich bedeutet physische Vernichtung der entsprechenden Unterlagen. Dabei muss die Vernichtung so erfolgen, dass eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist. In Deutschland gilt hierfür die DIN 66399 als anerkannter Standard für die Aktenvernichtung.
Sicherheitsstufe P-4 oder höher wird empfohlen, um personenbezogene Daten zuverlässig zu zerstören. Bei Teilaktenlöschung muss sorgfältig geprüft werden, welche Dokumente betroffen sind.
5. Fazit für die Praxis
Auch wenn Personalakten noch in Papierform geführt werden, gelten die Datenschutzrechte der Beschäftigten uneingeschränkt. Die DSGVO schützt nicht nur „digitale Bits und Bytes“, sondern jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten. Unternehmen sollten daher ein Verfahren etablieren, mit dem Löschanträge auch für Papierakten effizient, rechtssicher und dokumentiert umgesetzt werden können.