Immer mehr Arbeitgeber verlangen im Bewerbungsprozess oder während des Beschäftigungsverhältnisses ein Führungszeugnis, um sich ein Bild über mögliche Vorstrafen zu machen. Doch: Der Umgang mit diesem sensiblen Dokument ist datenschutzrechtlich heikel. Nicht jede Einsicht ist erlaubt – und die Anforderungen der DSGVO und des Bundeszentralregistergesetzes (BZRG) sind streng. In diesem Artikel erklären wir, wann Arbeitgeber ein Führungszeugnis verlangen dürfen, wie sie es datenschutzkonform verarbeiten und welche Fehler unbedingt zu vermeiden sind.

Wann darf ein Führungszeugnis verlangt werden?

Arbeitgeber dürfen ein Führungszeugnis nur dann verlangen, wenn die Art der Tätigkeit dies objektiv erforderlich macht. Maßgeblich ist der Grundsatz der Erforderlichkeit nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. Dazu folgende Beispiele:

• Beschäftigte in sensiblen Bereichen mit Kindern, Jugendlichen oder schutzbedürftigen Personen (z. B. Schulen, Kindergärten, Pflegeeinrichtungen)

• Tätigkeiten mit besonderem Vertrauensverhältnis oder Vermögensverantwortung (z. B. Kassierer, Buchhalter)

Für allgemeine Tätigkeiten ohne erhöhtes Risiko (z. B. Büroangestellte, Lagerpersonal) ist die Anforderung eines Führungszeugnisses dagegen nicht zulässig.

Einsichtnahme statt Speicherung

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Unternehmen das Führungszeugnis kopieren oder dauerhaft speichern. Das ist datenschutzrechtlich unzulässig, da das Dokument besonders sensible personenbezogene Daten enthält. Zulässig ist dagegen:

• Einsichtnahme durch eine befugte Person (z. B. Personalabteilung),

• Vermerk, dass das Führungszeugnis vorgelegt und geprüft wurde (z. B. Datum und Ergebnis: „ohne Eintragungen“).

Das Führungszeugnis selbst sollte nicht in der Personalakte verbleiben und nach der Einsichtnahme sofort zurückgegeben oder vernichtet werden.

Rechtsgrundlagen im Überblick

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses

• § 26 Abs. 1 BDSG: Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

• § 30 ff. BZRG: Regelungen über das Führungszeugnis

Bei Tätigkeiten im öffentlichen Dienst können ggf. spezielle gesetzliche Vorschriften gelten, die die Vorlage ausdrücklich verlangen.

Datensparsamkeit und Transparenz

Arbeitgeber müssen Bewerber und Beschäftigte vorab informieren, warum und auf welcher Rechtsgrundlage ein Führungszeugnis verlangt wird. Wichtig ist außerdem, dass der Zweck der Prüfung klar begrenzt ist: Eine allgemeine „Sicherheitsprüfung“ ohne konkreten Anlass oder Tätigkeitsbezug ist nicht erlaubt.

Bußgeldrisiken

Die Datenschutzaufsichtsbehörden haben mehrfach betont, dass der unzulässige Umgang mit Führungszeugnissen – insbesondere das Kopieren oder Speichern – ein schwerwiegender Datenschutzverstoß sein kann. Mögliche Folgen:

• Bußgelder nach Art. 83 DSGVO

• Schadensersatzansprüche betroffener Personen

• Reputationsschäden für das Unternehmen

Fazit

Der Umgang mit Führungszeugnissen erfordert Sensibilität und klare Prozesse. Arbeitgeber sollten nur dann Einsicht verlangen, wenn ein konkreter sachlicher Grund besteht – und die Einsicht so datensparsam wie möglich gestalten. Eine gute Datenschutzpraxis schützt nicht nur Bewerber und Beschäftigte, sondern auch das Unternehmen selbst.