- Verbindlicher Prozess für Dateiablagen
Regeln Sie eindeutig, wer Verzeichnisse anlegen, ändern und löschen darf – und wer Berechtigungen beantragen kann. Änderungen sollten grundsätzlich dokumentiert werden. - Vier-Augen-Prinzip bei Berechtigungen
Neue oder geänderte Zugriffsrechte sollten immer geprüft und freigegeben werden. Das reduziert Fehlkonfigurationen erheblich. - Klare Zuständigkeiten („Kümmerer“) pro Ablage
Jede Dateiablage braucht eine fachlich verantwortliche Stelle. Diese prüft regelmäßig:- ob Berechtigungen noch passen,
- ob Dateien gelöscht werden müssen,
- ob neue Beschäftigte korrekt eingewiesen werden.
- Feste Regeln für Austauschverzeichnisse
Legen Sie fest, wer Inhalte einstellen darf, wer für Löschung verantwortlich ist und welche Fristen gelten. Für sensible Daten sind zusätzliche Schutzmaßnahmen zwingend. - Personalwechsel strukturiert berücksichtigen
Beim Ausscheiden oder Wechsel von Beschäftigten müssen Berechtigungen zeitnah überprüft und angepasst werden.