Verantwortliche sind gesetzlich verpflichtet, zu dokumentieren, wer wann welche Daten wie verarbeitet hat (erfassen, speichern, weiterleiten, offenbaren, drucken etc.). Dies soll natürlich nicht mit einem hangeschriebenen Logbuch der AnwenderInnen geschehen. Vielmehr erledigen dies Softwareprogramme im Hintergrund automatisch. Das ist allerdings nur möglich, wenn AnwenderInnen sich ordnungsgemäß mit einer persönlichen User-Id am System authentifizieren.