Ein Fax wird grundsätzlich nicht im gesicherten Format übertragen, so dass dieses Medium vor für die Weiterleitung von Personendaten an Einrichtungen und Unternehmen außerhalb Ihres Telefonnummernkreises ungeeignet ist. Ein Fax sollte daher nur in dringenden Notfällen (Gefahr für Gesundheit oder Leben eines Menschen) verwendet werden. Das Fax innerhalb Ihres Standortes an eine andere Nebenstelle ist grundsätzlich gestattet, sofern die Empfänger überhaupt berechtigt sind, auf diese Daten zuzugreifen. Ein Risiko besteht immer auch in der in der Unsicherheit über die Umgebungsbedingungen beim Empfänger. Sicherheitshalber sollte vorher immer geklärt werden, wo das Fax ankommt und wer ggf. Zugriff auf das Dokument haben könnte.