Grundsätzlich ist jedes betriebliche Mail-Postfach eine Einrichtung des Unternehmens. Der Zugriff auf die Mailpostfächer der Beschäftigten hängt von einer Reihe verschiedener Faktoren ab. Die erste Prüfung in diesem Zusammenhang gilt den betrieblichen Vorschriften: Wenn im Unternehmen die private Nutzung des Mailsystems ausdrücklich verboten wurde und die Einhaltung des Verbots der betrieblichen Praxis entspricht, darf der Arbeitgeber grundsätzlich auf jedes Mailkonto zugreifen. Jedoch unterliegt der Zugriff auch datenschutzrechtlichen Regeln. Es muss also eine betriebliche Notwendigkeit bestehen, z. B. wenn Beschäftigte abwesend sind und keine Abwesenheitsmeldung oder betriebsinterne Umleitung eingerichtet haben.