In der heutigen Zeit, in der qualifizierte Fachkräfte rar sind, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, gute Bewerber zu finden und zu halten. Manche möchten die Daten von Bewerbern, die sie leider ablehnen mussten, für spätere Stellenangebote aufbewahren. Doch wie lange dürfen diese Daten gespeichert werden, ohne gegen Datenschutzgesetze zu verstoßen?
Die Bayerische Datenschutzaufsichtsbehörde hat in ihrem jüngsten Bericht klargestellt, dass es strikte Grenzen gibt. Ein Unternehmen hatte in seinem Online-Bewerbungsportal Bewerberdaten mit Zustimmung der Bewerber bis zu drei Jahre lang gespeichert. Diese Einwilligung beinhaltete jedoch eine Klausel, nach der Daten nur dann nach sechs Monaten gelöscht werden, wenn der Bewerber dies ausdrücklich verlangt. Die Aufsichtsbehörde fand, dass diese Praxis nicht den Anforderungen an eine rechtmäßige Einwilligung entspricht, vor allem in Bezug auf Freiwilligkeit und Eindeutigkeit.
Was bedeutet das für ein Unternehmen?
Freiwilligkeit: Jeder, der seine Daten einem Unternehmen gibt, sollte dies freiwillig tun. Das bedeutet, dass Bewerber die Möglichkeit haben müssen, ihre Zustimmung ohne negative Folgen zu verweigern. In einem Arbeitsverhältnis ist dies besonders wichtig, da ein Machtungleichgewicht zwischen Arbeitgeber und Bewerber bestehen kann. Die Aufsichtsbehörde stellte fest, dass die Praxis des Unternehmens den Bewerbern keine echte Wahl ließ – eine Einwilligung in die dreijährige Speicherung ihrer Daten war notwendig, um sich überhaupt bewerben zu können.
Eindeutigkeit: Eine Zustimmung muss klar und deutlich erfolgen. Das bedeutet, dass passive Zustimmungsformen, wie vorausgefüllte Kästchen oder das Ausbleiben einer Antwort, nicht als echte Zustimmung gewertet werden können. Im untersuchten Fall kritisierte die Behörde, dass eine Löschung der Daten nach sechs Monaten nur auf aktive Anfrage des Bewerbers hin erfolgte, was als nicht ausreichend betrachtet wurde.
Handlungsempfehlungen:
Überprüfung der Einwilligungserklärungen: Es muss sichergestellt sein, dass diese klar und verständlich formuliert sind und dass Bewerberinnen und Bewerber ihre Zustimmung aktiv geben müssen.
Angebot echterr echte Alternativen: Bewerberinnen und Bewerbern sollte die Möglichkeit gegeben werden, sich auch ohne Zustimmung zur langfristigen Speicherung ihrer Daten bewerben zu können.
Beachtung der Speicherfristen: Nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens sollten die Daten, sofern nicht anders vereinbart, innerhalb eines angemessenen Zeitraums gelöscht werden. Die Aufsichtsbehörde erkennt eine Speicherfrist von bis zu sechs Monaten an, um sich gegen mögliche Klagen zu verteidigen – zum Beispiel im Rahmen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG).
Dieser Fall zeigt, wie wichtig es ist, den Datenschutz ernst zu nehmen und sich stets über die aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu informieren. Durch die Einhaltung dieser Richtlinien werden nicht nur die Rechte der Bewerberinnen und Bewerber geschützt, sondern auch das Vertrauen in Unternehmen.