Grundsätzlich sollten alle Beschäftigten ihre Daten nicht auf einer lokalen Festplatte sondern auf einem Laufwerk oder einem Gruppenlaufwerk im Netzwerk des Arbeitgebers speichern. Wenn dies befolgt wird, werden diese Daten meist auch automatisch gesichert, so dass sie im Falle eines Datenverlustes ggf. wiederhergestellt werden können. Wenn dies nicht gewährleistet werden kann, sind alle Beschäftigten persönlich dafür verantwortlich, dass verarbeitete Personendaten ordnungsgemäß gesichert werden.