In einem wegweisenden Urteil vom 28. Juli 2023 hat das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (LAG BW) entscheidende Fragen zum Datenschutz im Beschäftigtendatenschutz beantwortet. Dies betrifft insbesondere die Behandlung von Personalakten in Papierform im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie die Auswirkungen einer zu kurzen Fristsetzung für Auskunftsersuchen. Diese Klärung hat weitreichende Konsequenzen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Hinblick auf den Umgang mit personenbezogenen Daten im Arbeitsumfeld.
Das jüngste Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg (LAG BW) wirft Licht auf bedeutende Fragen im Bereich des Datenschutzes in Arbeitsverhältnissen. Eine der zentralen Fragen, die in diesem Fall auftrat, war die Behandlung von Personalakten in Papierform im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

 Das Gericht hat dabei festgestellt, dass selbst Personalakten in Papierform als Dateisystem im Sinne der DS-GVO gelten können. Dies bedeutet, dass auch für solche Akten ein Löschanspruch gemäß Artikel 17 der DS-GVO in Betracht gezogen werden kann. Dabei hat das LAG BW betont, dass die DS-GVO keine ausdrückliche Anforderung an eine elektronische Datenverarbeitung stellt. Es reicht aus, dass eine strukturierte Sammlung personenbezogener Daten vorliegt, die nach bestimmten Kriterien zugänglich ist. In diesem Zusammenhang ist die einheitliche und gleiche Gestaltung der Akten von entscheidender Bedeutung, was in Akten, die nach Personen gegliedert sind, immer der Fall ist. Die Mindestanzahl von Akten ist keine Voraussetzung für die Einordnung als "strukturierte Sammlung", wie in Artikel 4 Nummer 6 der DS-GVO festgelegt.
In Bezug auf den Löschanspruch hat das Gericht entschieden, dass dieser gerechtfertigt ist, wenn der Zweck, für den die Abmahnung oder andere Dokumente gespeichert wurden, nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr besteht und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht vorliegt.
Eine weitere wichtige Frage, mit der sich das LAG BW in diesem Urteil befasst hat, betrifft die Auswirkungen einer zu kurzen Fristsetzung für Auskunftsersuchen. Hierbei stellte das Gericht klar, dass eine vom Betroffenen zu kurz gesetzte Frist nichts daran ändert, dass die gesetzliche Monatsfrist gemäß Artikel 12 Absatz 3 der DS-GVO gilt. Bevor diese Frist abgelaufen ist, ist der Verantwortliche nicht verpflichtet, die Anfragen zu beantworten. Allerdings macht eine zu kurze Frist lediglich die Frist selbst gegenstandslos, nicht jedoch den Auskunftsanspruch an sich.
Dieses Urteil des LAG BW hat erhebliche Auswirkungen auf den Datenschutz im Arbeitsverhältnis und setzt wichtige Standards für den Umgang mit personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Es verdeutlicht die Bedeutung der Einhaltung der DS-GVO-Vorschriften im Arbeitskontext und unterstreicht die Notwendigkeit einer sorgfältigen Dokumentation und Löschung von personenbezogenen Daten, wenn der entsprechende Zweck nicht mehr besteht.